La gestion des congés s’est fait simplement auparavant, dans le sens où tout s’est fait à la main, sur papier. Aujourd’hui, on peut disposer de logiciel de gestion des congés très performant qui fait gagner du temps et en efficacité. Mais la tâche est devenue complexe dans la mesure où il faut tenir compte de facteurs de plus en plus nombreux comme les RTT, les différents types d’absence et les conventions collectives.
Gestion des congés : simple ou compliquée ?
Cet état de faits obligent les responsables de la gestion des congés de gérer aussi d’autres compteurs spécifiques correspondant à chaque type d’absence. Ce qui complique un tant soit peu aussi les choses, c’est le fait que de nos jours, peu d’entreprises appliquent encore la fermeture annuelle. Par conséquent, à tout moment, il faut qu’il y ait du personnel qui assure le travail et un roulement doit être mis en place. Il y a aussi bien sûr l’aspect social dont il faut tenir compte pour que la gestion des congés soit la plus efficace possible.
Avantages de se doter d’un logiciel adapté
Force est de constater qu’il existe encore aujourd’hui de nombreuses sociétés qui gèrent les congés et les absences sous Excel. Mais il faut reconnaître que c’est assez complexe avec tous les éléments à prendre en compte. La tâche devient lourde et le responsable ne peut pas être sûr de la précision et de l’exactitude des données qu’il possède. Et surtout, il perd beaucoup de temps. Un logiciel aplanit tous ces problèmes et facilite grandement le travail. Un logiciel permet, même aux salariés d’accéder au solde de son congé. Plus besoin de demander aux services RH les informations les concernant dans ce domaine, ils l’ont sous les yeux, et dans le détail en plus. Donc, impossible de contester quoi que ce soit, les informations sont actualisées. L’utilisation d’un logiciel de gestion de congé apporte ainsi la paix au sein des collaborateurs, pas de risque de malentendu, au moins sur ce point. C’est notamment le système de workflow qui permet cette accessibilité aux informations, aussi bien des salariés que des managers qui n’ont plus qu’à décider d’accorder ou non le congé demandé. Et ces informations sont à la portée de tous à n’importe quel moment et où qu’ils se trouvent. Même chez eux, les salariés peuvent envoyer leur requête.
Planification et administration des congés
L’un des aspects les plus ardus de la tâche des services RH, c’est de gérer les rotations du personnel pendant la période des congés. A l’aide d’un logiciel de gestion des congés et des absences, désormais, ils disposent, en temps réel, les plannings des vacances de leurs collaborateurs. A part les absences, la planification tient compte également des périodes de formation, les déplacements professionnels, les convocations aux entretiens annuels, etc. Mais le logiciel peut être programmé de manière à ce que chaque salarié n’a accès qu’aux informations le concernant et au cas où un manager est absent lui-même, un autre est programmé pour valider ou non les demandes.